Compter pour rendre compte
– Aux sociétaires
Une fois tous les 12 mois (au minimum) l’assemblée générale des adhérents va devoir, selon les statuts de l’association :
- approuver ou désapprouver la gestion de l’année écoulée pour les activités réalisées et les résultats de l’exercice financier, et ce en fonction des orientations qu’elle avait définies précédemment,
- voter le budget pour la période à venir et un rapport d’orientation qui constitueront les directives à suivre par les administrateurs qu’elle élira ou renouvellera,
- renouveler les membres du conseil d’administration suivant la périodicité prévue par les statuts.
La présentation des informations financières doit être compréhensible par tous, et comporter une permanence des méthodes de comptabilisation d’un exercice sur l’autre, malgré les changements fréquents de responsables. Cette permanence est, en principe, assurée lorsque les associations pour les associations tenues de se conformer au « plan comptable des associations et des fondations » (voir ci-dessous).
En outre, les informations présentées doivent répondre à trois grands principes qui sont la prudence, la régularité et la sincérité. Ces informations doivent permettre la prise de décision.
Ce fonctionnement va demander des rôles particuliers aux administrateurs et plus particulièrement au président et au trésorier. L’association peut aussi confier certaines tâches à des salariés. Il est mieux de définir ces différentes fonctions dans les statuts ou un règlement intérieur. L’association pourra également confier certaines tâches à des personnes extérieures (notamment des experts-comptables).
– Aux partenaires et aux financeurs
Les dirigeants d’associations peuvent être amenés à communiquer des informations sur leurs actions, leurs activités, à des partenaires, dont certains vont les aider financièrement. Il est nécessaire de leur communiquer des éléments financiers compréhensibles, respectant les mêmes principes que pour les adhérents (prudence, régularité, sincérité). Ces documents doivent témoigner de la réalité de l’association, de ses actions et de ses capacités de développement.
Certains de ces partenaires demanderont de renseigner un formulaire type, d’autres souhaiteront des documents comptables. Bien souvent, une présentation précise et ordonnée de la situation comptable et des prévisions facilite la prise de décision d’un financeur potentiel.
Compter pour comparer une année à l’autre, une structure à l’autre
Il est nécessaire d’analyser l’évolution des actions, des activités, quantitativement comme qualitativement. Cette évolution ne peut se mesurer que si l’on compte régulièrement, avec des méthodes et des périodes identiques. Cela permet de modifier ses choix de moyens, ses demandes de subventions, ses tarifs ...
Compter pour prévoir et assurer la pérennité de l’association et de ses objectifs
En complément de l’évaluation qualitative des actions menées par l’association, l’analyse des données financières va permettre d’établir un diagnostic qui pourra faire apparaître soit un état de survie, un fonctionnement équilibré, ou mieux, des possibilités d’expansion ou, au contraire, attirer l’attention des dirigeants sur les difficultés qui pourraient peser sur l’association.