Formalités administratives

Publié le : mardi 23 septembre 2008 - Modifié le : mardi 27 février 2024

Les associations sont tenues, comme tout employeur, à un certain nombre de formalités à l’occasion des embauches qu’elles effectuent.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Lors de l’embauche de la première personne salariée, l’association employeuse, doit effectuer sur un support unique intitulé "Déclaration préalable à l’embauche" (DPAE), une déclaration auprès de l’URSSAF par voie électronique sur le site DPAE (urssaf.fr) compte employeur. Il est possible également de faire sa déclaration sur le site La déclaration préalable à l’embauche - DPAE - net-entreprises.fr . Soit en saisissant en ligne un formulaire soit en déposant un fichier issu de votre logiciel.

A défaut d’utiliser la voie électronique, la DPAE pourra également être effectuée au moyen d’un formulaire que l’employeur devra adresser à l’URSSAF courriel ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. La déclaration préalable à l’embauche est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

A noter : Les associations qui ont recours au chèque emploi associatif (CEA) n’ont pas à effectuer de DPAE, cette dernière étant intégrée à ce dispositif.

La déclaration préalable à l’embauche comporte les mentions prévues par l’Article R1221-1 du Code du travail  : dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, date et heure d’embauche, nature et durée du contrat, etc.

Cette déclaration préalable à l’embauche regroupe les formalités suivantes :

  • l’immatriculation, en tant qu’employeur, de l’association à l’URSSAF, s’il s’agit d’une première embauche,
  • l’immatriculation du salarié à la sécurité sociale, s’il n’est pas déjà immatriculé,
  • l’affiliation au régime d’assurance chômage (UNEDIC),
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • la demande d’examen médical d’embauche.

Outre ces formalités, les informations figurant sur la DPAE facilitent le remplissage de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales). Les employeurs d’intermittents du spectacle (hors Guso) et les salarié·es travaillant à Monaco, à Mayotte et dans les collectivités d’outre-mer doivent encore déposer une déclaration annuelle de données sociales unifiée (DADS-U). Pour les autres la campagne DADS-U 2023 sera la dernière avant le passage à la DSN (Données Sociales Nominative).

A noter : Une association employeuse doit impérativement se doter d’un numéro Siret avant d’embaucher, de demander une subvention auprès de l’état (ou d’une collectivité territoriale) ou si elle exerce des activités qui sont soumises à des obligations fiscales (TVA…). Toute association qui embauche sa première personne salariée doit procéder à l’immatriculation au registre national des entreprises (RNE). Pour cela, il est nécessaire de contacter le centre de formalités des entreprises (CFE) de l’Urssaf à laquelle sont versées les cotisations. Ce centre transmettra la demande à l’INSEE qui procèdera à l’inscription au répertoire et à l’attribution du numéro d’identification SIREN.

Pour en savoir plus : Le guichet unique : un nouveau service pour les formalités d’entreprises - Urssaf.fr.

Recours au Chèque emploi-associatif (CEA)

Les associations employant au plus 20 salarié·es relevant du régime général, peuvent, pour rémunérer leurs salarié·es, utiliser le « chèque emploi associatif ». C’est une mesure qui allège la gestion de l’emploi. Ce dispositif permet :

  • le calcul des montants des cotisations (prise en compte des exonérations dont peut bénéficier l’association),
  • de réaliser une attestation d’emploi (bulletins de salaires)
  • d’établir les décomptes des cotisations mensuellement.

Ce dispositif ne peut être utilisé qu’avec l’accord de la personne salariée. Pour les associations intéressées : voir notre article sur le CEA ou www.cea.urssaf.fr

Autres obligations

L’association doit également, à l’occasion de chaque embauche, observer les formalités suivantes :

  • tenir à jour le registre du personnel,
  • déclarer mensuellement les mouvements de main d’œuvre, pour les associations qui occupent au moins 50 salarié·es,
  • faire passer à la personne salariée embauchée une visite médicale,
  • si l’association embauche du personnel pour la première fois, déclarer cette embauche à l’inspection du travail.

L’association devra enfin veiller à procéder à l’affiliation du ou des salarié·es embauché·es aux caisses de retraite complémentaire (ARRCO et le cas échéant AGIRC) dont elle relève.

Comment faire pour embaucher une personne étrangère ?

L’association qui souhaite embaucher une personne étrangère doit vérifier si elle a le droit de travailler en France : elle doit avoir une autorisation de travail ou être originaire d’un pays pour lesquels l’autorisation de travail n’est pas obligatoire (Espace économique européen, Suisse, Monaco, Andorre, Saint-Marin )

En savoir plus.

Cas particulier : emploi occasionnel d’artistes ou de technicien·nes du spectacle

Afin de simplifier les démarches administratives des organisateurs occasionnels de spectacle vivant un dispositif géré par le GUSO (Guiche Unique Spectacle Occasionnel) a été créé par les pouvoirs publics. Mis en œuvre par France Travail, ce dispositif obligatoire et gratuit, s’adresse aux organisateurs NON professionnels du spectacle vivant (associations, comité d’entreprise, mairies, particuliers).

Doivent y recourir les organisateurs occasionnels :

  • qui emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle et des technicien·nes qui concourent au spectacle vivant (pièces de théâtre, opéra, opérette, concerts classiques, ballets, chorales, les fanfares.)
  • qui n’ont pas pour activité principale l’exploitation de lieu de spectacle, la production ou la diffusion de spectacles.

Le Guichet Unique permet à l’organisateur d’accomplir en une seule fois et auprès d’un seul organisme, toutes les formalités liées à l’embauche d’un·e salarié·e intermittent·te du spectacle qu’il accomplirait normalement auprès de six organismes distincts :

  • la déclaration préalable à l’embauche,
  • l’établissement du contrat de travail,
  • la déclaration et le paiement des cotisations sociales auprès de l’URSSAF (sécurité sociale), les Congés Spectacles (congés payés), AUDIENS (retraite complémentaire et prévoyance), France Travail (assurance chômage), l’AFDAS (formation professionnelle), le CMB (médecine du travail),
  • la déclaration annuelle des données sociales (DADS),
  • l’attestation employeur (destinée à France Travail),
  • le certificat d’emploi (destiné à la Caisse des congés payés)

En savoir plus.

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