Frais engagés par les bénévoles

Quels sont les frais concernés ?

Les bénévoles peuvent être amenés à engager des frais sur leur propre argent pour le compte de l’association (exemples : transports et déplacements, achat de matériel, de timbres-poste, etc.).

Rappel  : Le bénévolat se caractérise par la participation à l’animation et au fonctionnement d’un organisme sans but lucratif, sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit en espèces ou en nature hormis, éventuellement, le remboursement pour leur montant réel et justifié des dépenses engagées par les bénévoles dans le cadre de leurs activités associatives.

A cet égard, les joueurs membres d’une association sportive ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l’accès au sport qu’ils ont choisi de pratiquer ou d’enseigner. Or le bénévolat doit rester exclusif de toute contrepartie, directe ou indirecte. Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport ne sont donc pas éligibles à la réduction d’impôt prévue par l’article 200 du code général des impôts (CGI), même lorsque ces derniers renoncent à leur remboursement.

Sous quelles conditions l’association peut rembourser les frais ?

L’association peut rembourser les frais s’ils sont :

• réels  : la tâche aura dû être accomplie (pas de mission fictive),
• justifiés par une facture ou des reçus divers remis par les commerçants ou les prestataires de service,
• proportionnels à l’activité : toute demande de remboursement qui pourrait présenter un caractère "somptuaire" pourrait être considérée par l’administration fiscale ou sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts (Rép. min. n° 8718, JOANQ du 10 avril 1989, p. 1705).

Lorsque ces conditions sont réunies, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par l’association au sein de laquelle ils exercent leur activité bénévole.

En l’absence de facture..., le remboursement forfaitaire est possible ?

Comment se passe le remboursement forfaitaire des frais ?

Le régime est identique à celui des salariés. Au lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole, l’association peut pour des raisons de commodité, allouer des allocations forfaitaires.
Toutefois, en raison des difficultés pour apporter la preuve correspondant à ces remboursements, le régime des remboursements de frais sur une base forfaitaire doit être utilisé avec circonspection et ne s’appliquer que lorsque l’approximation par rapport aux frais réels est suffisante (ce qui est le cas notamment pour les indemnités kilométriques pour lesquelles il est possible de se référer au barème fixé par l’administration au début de chaque année civile).
De même, s’agissant des frais de repas, on peut se reporter au barème forfaitaire applicable aux salariés pour l’application de la législation de sécurité sociale (par exemple, dans le cas général, le repas est évalué à une fois la valeur du minimum garanti, soit 7,40 € en 2025).

En savoir plus

• "Frais engagés par les bénévoles d’une association : quelle fiscalité ?" par Service-Public.fr
• Article 200 du Code général des impôts, sur la réduction d’impôt accordée pour des dons faits par des particuliers
• Arrêté du 27 mars 2023 fixant le barème forfaitaire permettant l’évaluation des frais de déplacement relatifs à l’utilisation d’un véhicule (régime des frais réels déductibles)
• Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale